Décompte d’inventaire

Numéro de l’article1530
Dernière modification8 septembre 2021

Lorsque nécessaire, il est possible de recompter l’inventaire des produits en magasin. Vous devez activer le mode inventaire dans la section administrative Comelin.

Ouvrez la section administrative de Comelin. L'accès à la section administrative Comelin est généralement possible via l'adresse du site Web de votre entreprise à laquelle on ajoute /admin.

par exemple https://demo.comelin.com/admin

section administrative

Repérez et sélectionnez l’icône Recompter l'inventaire dans la section Administration au bas de la page.

Mode inventaire – avant de débuter

– Il est déconseillé d’effectuer une transaction de vente lorsque Comelin est en mode inventaire.
– Il sera impossible d’effectuer une Réception de marchandise normale pendant le mode inventaire puisque Comelin utilise ce module pour le décompte.
– Le mode inventaire est activé indépendamment pour chacune de vos succursales.

Débuter de le mode inventaire

Dans la page Recompter l’inventaire, quelques instructions sont affichées. Suite à votre lecture, vous pouvez choisir au bas de la page le magasin pour lequel vous désirez faire un décompte d’inventaire, puis appuyez sur le bouton Démarrer le mode inventaire. Comelin préparera la page du Résumé du mode inventaire – ce qui peut prendre jusqu’à plusieurs minutes.

Après préparation, la page du Résumé du mode inventaire sera affichée. Cette page montre :

  • Au haut de la page, le total des articles recomptés : c’est-à-dire les produits que vous avez physiquement recompté et pour lesquels vous avez saisi un décompte dans une réception de marchandise.
  • Puis, 4 colonnes affichant, de gauche à droite :
    • articles qui n'ont pas été recomptés : l’éventail de produits que vous aviez en inventaire avant de débuter le mode inventaire.
    • articles avec bonne quantité : la liste des produits comptés dont la quantité correspond à celle préalable au début du mode inventaire.
    • articles avec des manques : la quantité totale entrée en réception de marchandise pour ces produits pendant le mode inventaire est inférieure à celle qui était répertoriée avant de débuter.
    • articles avec des surplus : le détail des produits qui présentent une plus grande quantité que ce qui était initialement inscrit à Comelin.

Évidemment, si vous venez tout juste de débuter le mode inventaire, la page affichera 0 articles recomptés et un listing complet de l’ensemble de vos produits inventoriés dans la colonne de gauche. Au fur et à mesure que vous effectuez des réceptions de marchandise pour chacun de vos produits, ils apparaissent dans l’une ou l’autre des 3 autres colonnes.

Résumé du mode inventaire

– Les données affichées dans cette page s’ajustent automatiquement tout au long de votre prise d’inventaire.
– Si vous fermez malencontreusement cette page, le mode inventaire sera toujours actif et les données ne seront pas perdues. Vous pouvez continuer votre inventaire que cette page soit affichée ou non.

Compter les produits

À la succursale où le mode inventaire a été activé, Comelin affichera une notification.

Lancez le module de réception de marchandise et introduisez les quantités en inventaire de chacun de vos produits en magasin.

Voir : Réception de marchandises

Recommandations – réception de marchandises

– Pour éviter la perte de données en cas de problème (panne internet, électrique, erreur de manipulation, etc), assurez-vous d’effectuer plusieurs (plus petites) réceptions de marchandises au lieu d’une seule comprenant l’inventaire du magasin au complet. Vous pouvez, par exemple, travailler par sections de magasin.
– Pour augmenter la rapidité de la prise d’inventaire, il est possible de faire plusieurs réceptions de marchandises de différentes sections du magasin en parallèle.

Suspendre la prise d’inventaire

Si la prise d’inventaire en magasin s’échelonne sur plus d’une journée, vous avez la possibilité de simplement laisser le mode inventaire actif, fermer Comelin, éteindre votre ordinateur; puis continuer le lendemain. Tel que mentionné ci-haut, il est déconseillé de faire d’autres transactions (vente, transfert) pendant le mode inventaire.

Afficher le rapport d’écart d’inventaire

À tout moment pendant votre prise d’inventaire, vous pouvez générer un rapport d’écart qui vous permettra d’avoir un aperçu des quantités comptées versus les quantités qui étaient au système avant l’inventaire. Ce rapport d’écart est visible dans la fenêtre Recherche (de produits) uniquement lorsque le mode inventaire a été préalablement activé.

Cette fonction génère un fichier tableur. (pour Microsoft Excel et logiciels compatibles)

Terminer la prise d’inventaire

Une fois votre inventaire complété, retournez à la page du Résumé du mode inventaire . Si la page n’est pas déjà ouverte à votre écran, elle est accessible via l’icône Recompter l'inventaire du panneau administratif, puis le lien Plus d'information / Terminer .

Prenez note ou imprimez la page du Résumé du mode inventaire pour vos dossiers. À l’aide de cette page, assurez que votre décompte d’inventaire soit complet. Il y a t-il des produits qui n’ont toujours pas été comptés – dans la colonne de gauche?

Appuyez sur Fin du mode inventaire pour terminer.

Vous devrez par la suite indiquer si vous souhaitez que les quantités des produits qui n’ont toujours pas été inventoriés soient considérés comme étant zéro ou laissés tel quelles. La réponse à cette question est spécifique à votre situation, par exemple :

  • Si vous effectuez un inventaire que partiel de votre commerce, vous désirez probablement que les quantités des items que vous n’avez pas recompté demeurent inchangés.
  • Dans la page du Résumé du mode inventaire, si vous avez pris note des produits qui n’ont pas été recomptés et que vous êtes persuadé que cette marchandise n’est plus inventoriée dans votre magasin: il est probablement avisé de choisir Mettre les quantités à 0

Voilà ! Votre inventaire est complet et Comelin travaille maintenant avec vos nouvelles quantités de produits. Vous pouvez fermer la page du Mode inventaire.

Rapport final

Une fois l’inventaire terminé, Comelin génère automatique le rapport final qui vous donnera la nouvelle valeur de votre inventaire et la liste de complète des produits avec leur changement (quantité, prix coûtant et prix vendant).

Les rapports sont disponibles en haut à droite dans la page de « Recompter l’inventaire » (comme à la première étape).

8 septembre 2021